Czy na pewno (nie) jesteś członkiem zarządu spółki? – pułapki przepisów o członkach zarządu spółki z o.o. Część II.

Obecnie obowiązujące zasady powoływania, odwoływania i rezygnacji członków zarządu spółki z o.o. stwarzają wiele praktycznych problemów. O części z nich pisaliśmy we wpisie Czy na pewno (nie) jesteś członkiem zarządu spółki? – pułapki przepisów o członkach zarządu spółki z o.o. Część I. (link do wpisu) Pozostałe zagadnienia, na które warto zwrócić uwagę omawiamy poniżej.

Uwaga na zmianę umowy spółki z o.o.

Istotne problemy wiążą się ze zmianą umowy spółki z o.o., jeśli wstępnie umowa ta nie zawierała żadnego zapisu o kadencji członków zarządu albo wskazywała czas kadencji członka zarządu w latach, natomiast po zmianie ma zostać wprowadzona reguła powoływania członków zarządu na czas nieoznaczony. Z taką sytuacją szczególnie często można się spotkać w przypadku spółek z o.o. zakładanych przez Internet, których wspólnicy decydują się następnie na zmianę umowy spółki w formie tradycyjnej (aktu notarialnego). Wzorzec umowy spółki z o.o. udostępniany przez Internet nie daje bowiem możliwości powołania członków zarządu na czas nieoznaczony, konieczne jest wskazanie konkretnej kadencji w latach. Wraz z pierwszą zmianą umowy spółki często zmienia się uregulowanie kadencji poprzez wprowadzenie zasady, że członkowie zarządu powoływani są na czas nieoznaczony, natomiast skład zarządu pozostaje niezmieniony.

W takiej sytuacji pojawiają się istotne wątpliwości, które zasady powinno się stosować do członków zarządu powołanych przed zmianą umowy spółki. Czy kadencja członków zarządu wygaśnie zgodnie z pierwotnymi zapisami umowy spółki, obowiązującymi w czasie ich powołania? Czy może powinno się przyjąć, że kadencja członków zarządu po zmianie umowy spółki automatycznie „przekształci się” w czas nieoznaczony?

Kodeks spółek handlowych wprost na tak zadane pytania nie odpowiada, a poglądy w tym zakresie są niejednolite. Dlatego dla zabezpieczenia interesów spółki, warto zadbać o uregulowanie tej kwestii przy zmianie umowy spółki, np. poprzez wprowadzenie stosownego zapisu umowy spółki, wskazującego wprost, które reguły znajdują zastosowanie do członków zarządu powołanych przed zmianą.  W przeciwnym razie, narazimy się na ryzyko uznania mandatu członka zarządu za wygasły po upływie pierwotnie ustalonej kadencji. Taka kadencja będzie oczywiście mogła zostać odnowiona. Pytanie tylko, czy ktokolwiek w spółce będzie o tym po kilku latach pamiętał.

Więcej o zmianach w Kodeksie spółek handlowych można przeczytać tutaj.

Czy członek zarządu na pewno prawidłowo zrezygnował z funkcji?

Kolejne wątpliwości pojawiają się w kontekście rezygnacji członka zarządu ze swojej funkcji. Kodeks spółek handlowych mówi o tym, że członek zarządu może zrezygnować z pełnienia powierzonej funkcji. W ten sposób mandat członka zarządu wygasa, a więc członek zarządu przestaje pełnić swoją funkcję. Przez długi czas problem sprawiała odpowiedź na pytanie, na czym tak naprawdę polega złożenie rezygnacji. Czy wystarczy spisanie przez członka zarządu oświadczenia i schowanie go do szuflady? Czy może jednak konieczne jest przekazanie tego oświadczenia spółce? Jeśli spółce – to komu? Innemu członkowi zarządu? A co, jeśli innego członka zarządu nie ma? Wspólnikom? Zgromadzeniu Wspólników? Może samemu sobie? Obecnie problem został rozstrzygnięty uchwałą Sądu Najwyższego oraz nowelizacją przepisów Kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z obowiązującymi zasadami, rezygnacja powinna zostać przekazana innemu członkowi zarządu lub prokurentowi.  Jeśli rezygnuje jedyny członek zarządu albo rezygnują na raz wszyscy członkowie zarządu, muszą oni zwołać zgromadzenie wspólników i przekazać rezygnację zgromadzeniu wspólników. Jakie są konsekwencje naruszenia zasad rezygnacji z funkcji? Może okazać się, że członek zarządu nadal pełni swoją funkcję, mimo przekonania, że ze spółką nie ma już nic wspólnego.

Powiadomienia członka zarządu o powołaniu i odwołaniu

W znacznej większości spółek z o.o. członkowie zarządu powoływani i odwoływani są przez zgromadzenie wspólników. Powołanie lub odwołanie członka zarządu dla swojej skuteczności nie wymaga wpisu do KRS, a jedynie podjęcia stosownej uchwały. Powstają jednak wątpliwości, czy członek zarządu może zostać skutecznie powołany lub odwołany bez powiadomienia go o tym. Przepisy Kodeksu spółek handlowych nic na ten temat nie mówią, więc można by przyjąć, że zawiadomienie nie jest konieczne. Powszechnie przyjmuje się jednak, że ze względu na zasady słuszności, ale też doniosłość aktu powołania i odwołania członka zarządu, konieczne jest powiadomienie zainteresowanego. Warto przy tym dodać, że powiadomienie nie musi przyjąć szczególnej formy. Niektórzy uważają, że powiadomienie jest warunkiem tego, żeby powołanie lub odwołanie w ogóle można było uznać za skuteczne. Wszelkie próby powołania lub odwołania członka zarządu „po cichu”, bez stosownego powiadomienia narażone są na ryzyko uznania za nieskuteczne i niedokonane.

Skład zarządu a umowa spółki z o.o.

W praktyce może się też zdarzyć, że członek zarządu – mimo prawidłowego powołania – nie będzie mógł skutecznie reprezentować spółki ze względu na skład zarządu. Umowa spółki może wskazywać, z ilu członków powinien składać się zarząd. Liczbę tę można podać konkretnie lub też poprzez wskazanie przedziału liczbowego, np. „od jednego do trzech członków zarządu” czy też „nie mniej niż dwóch członków zarządu”. Przy takich zapisach może pojawić się problem w sytuacji, w której liczba członków zarządu spadnie albo przekroczy wskazane w umowie progi. Jeden z popularnych poglądów zakłada, że jeśli liczba członków zarządu spadnie poniżej dolnego limitu ustalonego w umowie spółki, zarząd jako organ przestaje istnieć. Oznacza to, że wszelkie uprawnienia zarządu wygasają, a „wybrakowany” zarząd w ogóle nie może prowadzić spraw spółki, ani jej reprezentować – w jakimkolwiek zakresie i w jakiejkolwiek formie. Mniej kategoryczny pogląd zakłada, że w takiej sytuacji czynność dokonana przez niepełny zarząd jest ważna, ale tylko wówczas, gdy pozostała liczba członków zarządu jest wystarczająca do reprezentacji spółki zgodnie z zasadami reprezentacji przewidzianymi w umowie spółki.

Innym problemem jest powołanie członka zarządu ponad ustalony w umowie spółki próg. Zgodnie z jednym z prezentowanych stanowisk również taki zarząd jest organem, który nie może skutecznie działać za spółkę. Według bardziej liberalnego poglądu, nieskuteczna jest wyłącznie czynność powołania dodatkowego członka zarządu, ponad limit.

Niepewny skład zarządu rodzi daleko idące konsekwencje zarówno dla spółki, jak i dla samych członków zarządu, zaczynając od możliwości zakwestionowania ważności czynności prawnych dokonywanych przez błędnie reprezentowaną spółkę, a kończąc na niejasnych zasadach odpowiedzialności członka zarządu za zobowiązania spółki. Wobec skomplikowanych przepisów i niejednolitych interpretacji warto zwracać szczególną uwagę na kadencje i mandaty członków zarządu, a jeśli jeszcze mamy taką możliwość, odpowiednio wyrazić swoje intencje w umowie spółki z o.o.

Magdalena Bilicka

Magdalena posiada ponad pięć lat doświadczenia w obszarze doradztwa prawnego. Bierze udział w procesach reorganizacji podmiotów gospodarczych. Zajmuje się świadczeniem pomocy prawnej na rzecz przedsiębiorców, w szczególności w zakresie prawa spółek handlowych oraz prawa cywilnego. Aplikant radcowski. Absolwentka prawa na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Doświadczenie zdobywała w jednej z poznańskich kancelarii prawnych realizując między innymi procesy restrukturyzacyjne i optymalizacyjne. Autorka publikacji dotyczących zagadnień z zakresu prawa spółek handlowych. W 2018 roku dołączyła do zespołu doradztwa prawnego Grant Thornton.

Zobacz także

Skomentuj