Czy na pewno (nie) jesteś członkiem zarządu spółki? – pułapki przepisów o członkach zarządu spółki z o.o. Część I.

Niektórzy twierdzą, że członkowie zarządu w Polsce dzielą się na tych, którzy myślą, że są członkami zarządu, a nimi nie są i na tych, którzy myślą, że nie są członkami zarządu, a nimi są. Przesada? Biorąc pod uwagę, jak wiele niewiadomych pojawia się po analizie przepisów o powoływaniu, odwoływaniu czy rezygnacji członków zarządu – wcale nie. Bardzo zróżnicowane stanowiska wyrażane przez przedstawicieli doktryny i w orzecznictwie tylko mnożą wątpliwości.

Konieczność odnawiania kadencji

W pierwszej kolejności warto podkreślić, że w polskim prawie spółek obowiązuje zasada kadencyjności. Zgodnie z nią, członkowie zarządu powoływani są na kadencje, a ich mandat, czyli uprawnienie do wykonywania funkcji członka zarządu, automatycznie wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu (gdy kadencja wynosi 1 rok lub mniej) bądź też z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu (gdy kadencja wynosi więcej niż 1 rok). W praktyce oznacza to, że jeśli dany członek zarządu ma kontynuować pełnienie funkcji w zarządzie po wygaśnięciu mandatu, konieczne jest skrupulatne liczenie upływu kadencji i powołanie tego członka zarządu we w właściwym momencie na nowo . W przeciwnym razie, członek zarządu utraci prawo do pełnienia dotychczasowej funkcji. Takie rozwiązanie ma zapewnić wspólnikom możliwość cyklicznej oceny poszczególnych członków zarządu. Umowa spółki może tę zasadę przełamać i w odmienny sposób uregulować kwestię kadencji i wygaśnięcia mandatów.

Powołanie członka zarządu na czas nieoznaczony

W wielu spółkach z o.o. podejmowana jest decyzja o powołaniu członków zarządu na czas nieoznaczony. Dotyczy to w szczególności podmiotów, w których sami wspólnicy są członkami zarządu. W założeniu takie rozwiązanie powinno odciążać osoby zarządzające spółką od konieczności pilnowania upływu kadencji. Faktycznie jest tak, że powołanie członka zarządu na czas nieoznaczony może oszczędzić spółce formalności związanych z odnawianiem kadencji , jednak aby rozwiązanie to było skuteczne, konieczne jest pamiętanie o kilku istotnych szczegółach.

Więcej o zmianach w Kodeksie spółek handlowych można przeczytać tutaj.

Konieczny zapis w umowie spółki z o.o.

Po pierwsze sama uchwała mówiąca o tym, że członek zarządu powoływany jest na czas nieoznaczony nie wystarczy. Zapis o tym, że członkowie zarządu powoływani są na czas nieoznaczony musi znaleźć się w umowie spółki. Jeśli umowa spółki nic na ten temat nie mówi, stosuje się zasady ogólne, wynikające z Kodeksu spółek handlowych. Jeśli zatem umowa spółki milczy na temat kadencji zarządu, a na zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok pełnienia funkcji członka zarządu nie zostanie odnowiona jego kadencja, traci on uprawnienie do reprezentacji spółki, nawet jeśli z uchwały o jego powołaniu wynika, że został powołany na czas nieoznaczony.

Nie tylko brak jakiegokolwiek zapisu, ale również zapis nieprecyzyjny może okazać się niewystarczający. Wynika to z tego, że powołanie na czas nieoznaczony w ogóle nie jest uregulowane w Kodeksie spółek handlowych. Logicznym mogłoby się wydawać, że skoro wspólnicy określili w umowie spółki, iż członkowie zarządu powoływani są na czas nieoznaczony, ich intencją jest wyłączenie kodeksowych reguł wygasania mandatu po odbyciu zgromadzenia wspólników zatwierdzającego odpowiednie sprawozdanie finansowe. Część przedstawicieli doktryny popiera taką interpretację. Niemniej funkcjonuje też popularny pogląd opowiadający się za tym, że sam zapis o powołaniu członków zarządu na czas nieoznaczony nie wyłącza przepisów o wygasaniu mandatu, jeśli się tego wprost nie opisze w umowie spółki. Prościej mówiąc – istnieją poglądy, zgodnie z którymi, jeśli do umowy spółki z o.o. wpisane zostanie wyłącznie postanowienie ograniczające się do stwierdzenia, że członkowie zarządu powoływani są na czas nieoznaczony, to i tak kadencję takich członków zarządu należy odnawiać po każdym pełnym roku pełnienia funkcji w zarządzie. Zatem członek zarządu, którego kadencja nie zostanie odnowiona może zostać uznany za nieuprawnionego do reprezentacji spółki, mimo że umowa spółki zawiera postanowienie o powoływaniu członków zarządu na czas nieoznaczony. Z tego względu zalecane jest obudowanie zapisu o powołaniu członka zarządu na czas nieoznaczony dodatkowymi postanowieniami, wyłączającymi zastosowanie przepisów Kodeksu spółek handlowych mówiących o wygasaniu mandatu po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za pełny rok pełnienia funkcji w zarządzie.

To wyłącznie część zagadnień, na które warto zwracać uwagę w kontekście członków zarządu w spółce z o.o. Dodatkowe przykłady omówimy w drugiej części artykułu.

Magdalena Bilicka

Magdalena posiada ponad pięć lat doświadczenia w obszarze doradztwa prawnego. Bierze udział w procesach reorganizacji podmiotów gospodarczych. Zajmuje się świadczeniem pomocy prawnej na rzecz przedsiębiorców, w szczególności w zakresie prawa spółek handlowych oraz prawa cywilnego. Aplikant radcowski. Absolwentka prawa na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Doświadczenie zdobywała w jednej z poznańskich kancelarii prawnych realizując między innymi procesy restrukturyzacyjne i optymalizacyjne. Autorka publikacji dotyczących zagadnień z zakresu prawa spółek handlowych. W 2018 roku dołączyła do zespołu doradztwa prawnego Grant Thornton.

Zobacz także

Skomentuj