Pulpit Prezesa – podstawa działań naprawczych oraz rewizji założeń budżetowych

Mamy już za sobą kolejny tydzień maja, zatem wielkimi krokami zbliżamy się do połowy 2018 roku, czyli czasu, który dla większości przedsiębiorstw jest również połową roku obrotowego. Dla wielu firm będzie to jednocześnie pierwszy moment, w którym właściciele zaczną zastanawiać się czy poczynione pod koniec minionego lub na początku bieżącego roku założenia dotyczące wielkości sprzedaży czy osiąganego zysku są zbieżne z rzeczywistością. Sytuacja ta dotyczy przede wszystkim tych przedsiębiorstw, które działają bez sformalizowanego planu finansowego czy budżetu, ale również tych, które mimo posiadania budżetu nie wykształciły w swoich strukturach sprawnego procesu systematycznego kontrolowania realizacji planu. Zadanie to byłoby dużo łatwiejsze gdyby osoby zarządzające były wyposażone w odpowiednie narzędzia, które pozwalają na systematyczne śledzenie wyników spółki.

Wpływ bieżących decyzji na przyszłość biznesu

Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga podejmowania niezliczonej ilości ważnych decyzji. Wiele z nich dotyczy bieżących działań, jednak ich podstawowym celem jest osiągnięcie w bliższej lub dalszej przyszłości korzyści finansowych dla właścicieli. W związku z tym na każdą podejmowaną decyzję należy patrzeć z perspektywy konsekwencji jakie przyniesie ona w przyszłości. Z drugiej strony można również spojrzeć na podejmowane działania od strony efektów i zastanawiać się jakie decyzje należy podjąć by osiągnąć zamierzony cel finansowy. By móc sobie odpowiedzieć jednoznacznie na to ostatnie, pytanie należy przede wszystkim rozpocząć od zdefiniowania celu oraz wyrażenia go w formie konkretnego wymiernego poziomu sprzedaży czy wyniku operacyjnego. Narzędziem pomocnym przy stawianiu takich celów oraz planowaniu przyszłości jest budżet, czyli plan finansowy przedsiębiorstwa obejmujący najczęściej okres najbliższego roku. Budżet będący zestawieniem planowanych przychodów oraz wydatków powinien opierać się na szczegółowych założeniach dotyczących możliwych do zrealizowania wolumenów sprzedaży, cen sprzedawanych produktów, kosztów niezbędnych do zrealizowania poszczególnych zamówień, jak również nakładów na aktywa trwałe oraz obrotowe koniecznych do osiągnięcia zakładanej skali działalności. Tym samym budżet zawiera w sobie możliwie jak najbardziej realny w danym momencie szereg szczegółowych celów przedsiębiorstwa (założeń budżetowych) podporządkowanych realizacji celu głównego jakim może być np. zwiększenie wartości sprzedaży czy poprawienie rentowności prowadzonej działalności.

Wpływ bieżącej informacji na realizację budżetu

Zbudowanie nawet bardzo dokładnego planu finansowego na kolejne miesiące zawierającego szczegółowe wytyczne dotyczące poszczególnych działań nie oznacza jednak, że w rzeczywistości realizacja będzie w pełni zbieżna z planem. Odchylenia wykonania od budżetu są zjawiskiem powszechnym, jednak warto mieć nad nimi kontrolę. Problemy pojawiają się przede wszystkim wówczas gdy wyniki operacyjne są gorsze od zamierzonych poziomów. Jednak również w takiej sytuacji można podjąć odpowiednie działania naprawcze, które zminimalizują wspomniane odchylenie, a może nawet pozwolą na nadrobienie niekorzystnych rezultatów. W skrajnych przypadkach gdy odrobienie wygenerowanych strat nie będzie już możliwe zarządzający mogą podjąć decyzję o rewizji budżetu i ustaleniu nowych bardziej realnych celów przedsiębiorstwa. By móc jednak podjąć jakiekolwiek decyzje lub działania zaradcze potrzebna jest wiedza, że takie działania są w ogóle konieczne. A posiadanie takich informacji nie jest takie oczywiste. W związku z tym bardzo istotny jest jak najszybszy i jak najprostszy dostęp do bieżących wyników przedsiębiorstwa. Okresowe weryfikowanie osiąganych rezultatów z ustalonym planem pozwoli zareagować w odpowiednim momencie na zdarzenia, które nie zostały przewidziane w pierwotnym budżecie. Dlatego bardzo ważne zarówno z punktu widzenia oceny dotychczasowych działań, jak również ustalania kolejnych kroków w przyszłości jest posiadanie możliwie jak najlepszej i w pełni zrozumiałej informacji zarządczej. Paradoksalnie praktyka rynkowa pokazuje, że większość przedsiębiorstw cierpi nie na brak danych, ale na brak zrozumienia i możliwości szybkiej interpretacji posiadanych informacji. Tym samym bardzo często ważne informacje, które mogłyby skłonić do podjęcia odpowiednich działań, trafiają do osób zarządzających z dużym opóźnieniem lub w ogóle tam nie docierają.

Pulpit Prezesa – wsparcie przy podejmowaniu decyzji

Rozwiązaniem wspomnianego problemu są rozmaite narzędzia zarządcze, które pozwalają na bieżące śledzenie wyników przedsiębiorstwa. W ostatnich miesiącach Grant Thornton na bazie doświadczeń swoich klientów wypracował autorskie narzędzie, którego celem jest zbieranie najważniejszych informacji zarządczych, przetwarzanie ich do zdecydowanie bardziej przystępnej formy oraz prezentacja wyników w formie przejrzystych wykresów oraz tabel. Pulpit Prezesa jest nieocenionym wsparciem zarówno dla małych przedsiębiorstw które dopiero zaczynają prowadzić rachunkowość zarządczą, jak również dla średnich oraz dużych firm, które poza rozbudowanymi systemami kontrolingowymi potrzebują prostego i szybkiego dostępu do najważniejszych parametrów. Posiadając wiedzę na temat aktualnej kondycji własnego przedsiębiorstwa zdecydowanie łatwiej jest osiągnąć zamierzone cele biznesowe.

Tomasz Mleczak

Tomasz specjalizuje się w realizacji projektów związanych z przeprowadzaniem wycen przedsiębiorstw oraz wartości niematerialnych i prawnych. Doradza również przedsiębiorstwom poszukującym wsparcia m.in. w takim zakresie jak: budowanie strategii rozwoju, przygotowywanie biznes planów, modelowanie finansowe oraz analiza kosztów i rentowności. Doświadczenie zawodowe zdobywał jako Analityk Transakcji Giełdowych w międzynarodowym funduszu inwestycyjnym Franklin Templeton Investments. Od 2013 roku pracuje w Zespole Wycen i Konsultingu Grant Thornton. W trakcie zdobywania uprawnień doradcy inwestycyjnego w ramach programu prowadzonego przez Chartered Financial Analyst Institute (CFA Level II Candidate) oraz kwalifikacji wydawanych przez Instytut Rachunkowości Zarządczej CIMA

Zobacz także

Skomentuj