Bez podpisu kwalifikowanego ani rusz!

Dzisiaj wchodzi w życie część przepisów zmieniających ustawę o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektóre inne ustawy, o których szerzej pisaliśmy w osobnym artykule. Zmiany te wymuszone są koniecznością dostosowania przepisów krajowych do ustawodawstwa unijnego oraz niewydolnością sądów rejestrowych. Korespondują też z dynamicznym rozwojem nowoczesnych technologii informatycznych na przestrzeni ostatnich lat i zmierzają do pełnej informatyzacji procesu rejestracyjnego poprzez stworzenie wirtualnego rejestru danych o podmiotach gospodarczych wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego już począwszy od 2020 r.

Co do zasady, nowe rozwiązania mające ułatwić gromadzenie i udostępnienie danych, należy ocenić pozytywnie. Pierwsze kroki w tym kierunku ustawodawca zdecydował się podjąć już w bieżącym roku, rozpoczynając od nałożenia dodatkowych obowiązków na członków organów zarządzających oraz wspólników uprawnionych do reprezentacji spółek, w szczególności w zakresie rocznych sprawozdań finansowych, ograniczając przy tym (nieświadomie?) możliwości wywiązania się z tego obowiązku przez cudzoziemców.

Sprawozdania finansowe tylko elektronicznie

Od 15 marca 2018 r. sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, raportu z badania biegłego oraz uchwał zatwierdzających nie złożymy w sądzie w tradycyjnej, papierowej formie. Ustawodawca zdecydował bowiem o stworzeniu wirtualnego repozytorium dokumentów finansowych, w których to wymienione dokumenty powinny być zdeponowane. Przesądził jednocześnie, że czynności te mogą być wykonane wyłącznie przez osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, wpisaną jako członek zarządu organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator  i to taką, która posiada podpis elektroniczny albo podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP.

Co w praktyce oznacza takie rozwiązanie? Po pierwsze, konieczność pozyskania wspominanego powyżej podpisu przez co najmniej jedną spośród wymienionych powyżej osób w spółce. Po drugie, czynności techniczne, w obecnym stanie prawnym zwyczajowo wykonywane przez służby księgowe, wsparcie administracyjne albo pełnomocników, będą mogły zrealizować wyłącznie osoby zarządzające danym podmiotem gospodarczym, bez możliwości ich delegowania. Ramy prawne oraz system elektroniczny nie przewiduje bowiem możliwości ustanowienia pełnomocnika do realizacji obowiązków sprawozdawczych.

 

Dowiedz się więcej o doradztwie finansowym->  

Co z podmiotami zarządzanymi przez obcokrajowców?

Dużo większe trudności będą jednak miały w zakresie sprawozdań finansowych podmioty, mające zarząd złożony wyłącznie z obcokrajowców, którzy nie posiadają w Polsce numeru PESEL. Obecnie przepisy nie przewidują obowiązku pozyskania takiego numeru w związku z pełnieniem funkcji w zarządzie polskiego podmiotu (zresztą nie każdy obcokrajowiec może go uzyskać). W związku z tym nasuwa się pytanie, czy opisany sposób regulacji, wyłączający w praktyce możliwość realizacji ustawowych obowiązków przez spółki reprezentowane w Polsce wyłącznie przez osoby nieposiadające numerów PESEL, jest jedynie niedopatrzeniem ustawodawcy, czy też może sposobem na przymuszenie podmiotów z zagranicznym kapitałem i zarządem poza terytorium RP do pozyskania takiego numeru albo włączenia w swoje struktury obywateli polskich, legitymujących się wymaganym identyfikatorem? Istnieje co prawda możliwość pozyskania numeru PESEL przez obcokrajowca, a następnie także podpisu kwalifikowanego, który umożliwi właściwe złożenie dokumentów finansowych do repozytorium, niemniej taka procedura będzie bez wątpienia wymagała czasu i zdobycia szeregu dokumentów we właściwej formie (poświadczonych notarialnie, opatrzonych klauzulą apostille i tłumaczeniem przysięgłym na język polski). Wątpliwie jest w związku z tym terminowe wywiązanie się przez takie podmioty z obowiązku „zamknięcia roku” 2017 jeszcze przed upływem ustawowych terminów. Pewne jest jednak, że utrzymanie regulacji w takim kształcie wpłynie negatywnie na atrakcyjność Polski, jako obszaru inwestycyjnego dla podmiotów zagranicznych.

 Czym jeszcze zaskoczył ustawodawca?

Zgodnie z brzmieniem zmienionej ustawy, w aktach rejestrowych każdego podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego powinno znaleźć się oświadczenie o adresie do doręczeń osób reprezentujących dany podmiot, w tym likwidatorów i prokurentów. Wymóg ten jest odpowiedzią na problemy sądów w zakresie skutecznego doręczenia pism osobom do tego umocowanych i trudno byłoby kwestionować zasadność takiego rozwiązania. Niemniej również w tym przypadku ustawodawca poszedł chyba o krok za daleko, gdyż wymóg wskazania owego adresu rozciągnięty został – w przypadku spółek kapitałowych – na członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu. Naturalnie, każdą zmianę w tym zakresie zarząd zobowiązany będzie niezwłocznie zgłosić sądowi. Z literalnego brzmienia przepisu, jak również z treści uzasadnienia wynika więc, że jeżeli członków zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wybiera zgromadzenie wspólników, konieczne będzie wskazanie adresu do doręczeń dla każdego z nich. Podobnie, jeśli w spółce akcyjnej organem uprawnionym do wyboru zarządu będzie walne zgromadzenie, konieczne będzie wskazanie adresów do doręczeń każdego z akcjonariuszy, co może być zadaniem karkołomnym, a w praktyce niewykonalnym w odniesieniu do danych posiadaczy akcji na okaziciela, czy spółek giełdowych, których akcje są przedmiotem obrotu każdego dnia.

Nadmienić należy, że również w tym przypadku wymóg ten będzie najbardziej kłopotliwy dla obcokrajowców, których adres do doręczeń znajduje się poza obszarem Unii Europejskiej. Podmioty te będą bowiem zobowiązane do ustanowienia pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej.

Nie ulega wątpliwości, że kierunek zmian w zakresie informatyzacji, a tym samym poprawy efektywności pracy sądów rejestrowych jest właściwy. W dłuższej perspektywie z pewnością wpłynie pozytywnie na usprawnienie procedury rejestrowej, usystematyzuje sposób gromadzenia i udostępniania danych zainteresowanym podmiotom. Jednak początkowo przysporzy zapewne osobom uprawnionym do reprezentacji podmiotów sporo problemów praktycznych. Zastanawiające jest przy tym ograniczenie kręgu osób, które zostały ustawowo umocowane do realizowania obowiązku złożenia sprawozdania i pozostałych dokumentów do elektronicznego repozytorium dokumentów finansowych i praktyczne uniemożliwienie wykonania tych czynności przez cudzoziemców, nieposiadających numeru PESEL, co odbije się negatywnie na atrakcyjności naszego kraju i pogorszy jego obraz na arenie międzynarodowej. Czy ograniczenie to jest jedynie omyłką ustawodawcy, czy jednak celowym zabiegiem, mającym przymusić obcokrajowców do podjęcia określonych działań, okaże się w przyszłości.

 

 

Justyna Nykiel

Justyna bierze udział w projektach z zakresu transakcji kapitałowych. Specjalizuje się w obsłudze prawnej podmiotów zagranicznych, a także w transakcjach kapitałowych oraz w bieżącym doradztwie z zakresu prawa korporacyjnego, prawa pracy oraz prawa cywilnego. Bierze udział w projektach restrukturyzacyjnych, jak również z obszaru rynków kapitałowych oraz fuzji i przejęć.

Zobacz także

Skomentuj